「うちの会社も、そろそろAIを考えないとまずいかな…」
「他の会社はもう、どんどん活用しているのかもしれない…」
最近、こんな風に感じて、少し焦っていませんか？
請求書や日々のメール対応に追われて、夕方にはぐったり。
もっと大事な、会社の未来を考える仕事に時間を使いたいのに、なかなかそうもいかない。
その気持ち、痛いほど分かります。
でも、もし。
その山積みの事務作業を、驚くほどスピーディーに、そして正確に片付けてくれる「新しい道具」があるとしたら、試してみたいと思いませんか？
この記事では、今話題のAIを、難しい「魔法」としてではなく、誰でも使えるものとして捉え直します。
そして、明日からあなたの仕事を楽にする具体的な使い方を、世界一やさしく解説していきますね。
なぜ今、あなたの会社に「AI」が必要なのか？
「AIなんて、うちみたいな会社にはまだ早いよ」と感じるかもしれません。
でも、実はそうではないんです。
フリーランス支援の大手、ランサーズ株式会社の調査では、驚くべき結果が報告されています。
生成AIを業務で活用した人のうち、なんと約8割が「業務の時間を短縮できた」と回答しているのです。
さらに、そのうちの41.6%は「1時間以上の時間短縮」を実感しています。
毎日1時間、社長であるあなたの時間が増えるとしたら、何ができますか？
あなたが本当に忙しい理由：それは作業が多すぎるから
会社の仕事を、美味しい料理を作ることに例えてみましょう。
新しい商品を考えたり、大切なお客さんと商談したりするのは、メインディッシュを作る「料理」そのものです。
これは、会社の売上に直結する、最も重要な仕事ですよね。
一方で、メールの返信、議事録の作成、日報の確認といった事務作業は、野菜の皮をむいたり、材料を細かく刻んだりする「下ごしらえ」です。
これも大事な作業ですが、この「下ごしらえ」に時間を取られすぎて、肝心の「料理」に集中できていないのが、多くの方が抱える悩みなんです。
【朗報】実は、ほとんどのライバルもまだ「包丁」を握り始めたばかり
「でも、もう周りは使いこなしているんじゃ…」という不安も、よく分かります。
でも、安心してください。
市場調査会社IDCの予測では、日本のAI市場は数年で数兆円規模に拡大すると言われています。
ですが、株式会社ハンモックの調査によると、実際に営業活動に生成AIを「活用したことはない」と回答した国内企業は66.4%にものぼります。
つまり、約7割の会社が、まだこの新しい「AI」を本格的には使えていないのです。
だから、あなたは決して遅れていません。
むしろ、今が絶好のチャンスなんです。
【実践編】明日から使える「AI」3つの基本セットと使い方
お待たせしました。
ここからは、具体的にどうやって「AI」を使うのかをご紹介します。
まずは、料理で言うところの「基本の包丁3セット」です。
下の「命令文」をコピーして、AIチャットの画面に貼り付けて試してみてくださいね。
① まずはこの一本！メールや文書を3行でまとめる「果物ナイフ」
長いメールや、読むのが大変な資料。
そんな時に活躍するのが、ポイントだけをサッと切り出してくれる、この「果物ナイフ」です。
【コピペ用・命令文】
以下の文章を、小学生にも分かるように3行で要約してください。
（ここに要約したい文章を貼り付け）
② 毎日の仕事を楽にする、万能な「三徳包丁」
メールの返信や、社内への連絡など、毎日のちょっとした文章作成は、この万能な「三徳包丁」にお願いしましょう。
驚くほど、いい感じに下書きを作ってくれます。
【コピペ用・命令文】
あなたは優秀なアシスタントです。以下の条件で、取引先へのメールの返信文を作成してください。
・取引先：株式会社〇〇の山田様
・目的：次回の打ち合わせ日程の候補日を3つ提示する
・トーン：丁寧で、少し親しみやすく
③ アイデア出しならお任せ！企画のヒントをくれる「アイデア包丁」
新しい商品のキャッチコピーや、社内イベントの企画など、一人で考えていると煮詰まってしまうこと、ありますよね。
そんな時は、この「アイデア包丁」が、思考の材料をザクザク切ってくれます。
【コピペ用・命令文】
私たちは、BtoBの機械部品を作っている会社です。新しく始めるECサイトの認知度を上げるための、ユニークなアイデアを10個、箇条書きで出してください。
「AI」を使いこなし、名料理人になるための３つのコツ
どうでしょうか？
思ったよりも、簡単に使えそうじゃないですか？
この「包丁」の切れ味をさらに良くして、使いこなすためのコツを３つだけお伝えしますね。
- コツ①：「この野菜、5ミリ角で切って」と具体的に話す
料理人に「いい感じに切っておいて」と頼むより、「この人参、5ミリ角にしてください」と頼む方が、思った通りのものが出来上がりますよね。AIも同じで、「誰に、何を伝えたくて、どんな雰囲気で」と具体的に指示するほど、切れ味（精度）がグッと上がります。 - コツ②：味見は必ずあなた（人間）がする
AIは、まだ少し世間知らずなところがあります。時々、間違った情報や、ちょっとズレたことを言ってしまうことも。AIが作ってくれた料理（文章やアイデア）は、必ず最後にあなたが「味見」をして、OKを出すようにしてください。AIはあくまで、下ごしらえを手伝うアシスタントなんです。 - コツ③：いきなりマグロの解体に挑戦しない
最初から難しいことに挑戦すると、ケガ（失敗）のもとです。まずは、今日ご紹介した「果物ナイフ」のような簡単な作業から始めてみてください。「お、便利だな」という小さな成功体験を重ねることが、いずれ大きな包丁を使いこなす一番の近道になります。
守りを固めたら攻めに出る！事務の効率化から売上アップへの次の一手
さて、ここまで「AI包丁」を使って、守りである事務作業を効率化する方法を見てきました。
こうして生まれた貴重な「時間」という資源。
これを、会社の成長のために使わない手はありません。
生まれた時間で、自分にしかできない仕事を
効率化の最終的なゴールは、時間を節約すること自体ではありません。
あなたが、メール作業や書類作成から解放され、新しい企画を考えたり、お客様の元へ足を運んだり、会社の未来を創る「コア業務」に集中できる環境を作ることです。
守りを固めて時間が生まれたら、次はいよいよ「攻め」の時間です。
攻めのAI活用で、ライバルに差をつける方法
実は、AIという道具は、事務作業だけでなく、売上を直接生み出す「営業活動」においても、強力な武器になります。
守りの「事務AI」で時間を創出し、攻めの「営業AI」で売上を伸ばす。
この両輪を回すことで、あなたの会社は、ライバルが追いつけないスピードで成長していくかもしれません。
攻めのAI活用については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【営業職必見！】AI活用術｜競合がためらう今、一歩先を行く実践ガイド
まとめ：さあ、「AI」を手に取り、未来の働き方を今日から始めよう
ここまで、お疲れ様でした。
AIは、得体の知れない怖いものでも、一部の天才だけが使う魔法でもありません。
ただの、とても便利な「新しい道具（包丁）」です。
そして、ほとんどの会社は、まだその包丁を恐る恐る眺めている段階。
あなたが今日、この記事を読んだことが、大きな一歩です。
未来の働き方は、遠い未来にあるのではなく、「今、この瞬間」の小さな行動から始まります。
さあ、まずは一番簡単そうな命令文をコピーして、今すぐAIに話しかけてみませんか？
その小さな一歩が、あなたの会社を、そしてあなたの未来を、きっと大きく変えるはずです。
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